Przechowywanie faktur i dokumentów podatkowych w formie papierowej.

Data sporządzenia: 10 lipca 2023 r.

Pytanie:
Pytanie dotyczy tego, czy polskie przepisy zobowiązują podatnika będącego spółką z ograniczoną odpowiedzialnością („Spółka”) do przechowywania faktur zakupu i dowodów płatności w formie fizycznej, czy też wystarczą dokumenty elektroniczne. Czy Spółka jest zobowiązana do przechowywania fizycznych kopii (zamiast tylko kopii elektronicznych) zeznań i deklaracji podatkowych oraz dokumentacji potwierdzającej informacje zawarte w tych zeznaniach i deklaracjach podatkowych?

Odpowiedź:

1. Polskie prawo nie wymaga od Spółki przechowywania fizycznych kopii (zamiast kopii elektronicznych) faktur od dostawców/osób trzecich i potwierdzeń płatności. Ważne jest jednak, aby Spółka mogła drukować elektroniczne kopie tych dokumentów. Dokumenty powinny być przechowywane w trwałej, niezmienionej formie, która zapewnia ich łatwe wyszukiwanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Ważne jest, aby Spółka zapewniła możliwość swobodnego wyszukiwania dokumentów poprzez wybór określonych parametrów wyszukiwania, takich jak np. nazwa podmiotu, numer dokumentu, data wystawienia dokumentu itp.
2. Polskie prawo nie nakłada na Spółkę obowiązku przechowywania fizycznych kopii (zamiast kopii elektronicznych) zeznań i deklaracji podatkowych, jeżeli takie zeznania lub raporty podatkowe zostały przekazane organom podatkowym w formie cyfrowej. Jeśli deklaracje podatkowe lub zeznania podatkowe zostały złożone organom podatkowym w formie papierowej, takie dokumenty powinny być przechowywane w formie papierowej. Forma cyfrowa jest formą uzupełniającą, zachowującą prawa oryginału, jeżeli kopia jest cyfrowo poświadczona za zgodność z oryginałem przez uprawniony podmiot (np. radcę prawnego, adwokata lub doradcę podatkowego, w toczącym się postępowaniu). Deklaracje podatkowe i księgi podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).
3. Należy pamiętać, że w Polsce od kilku lat trwa proces cyfryzacji rozliczeń podatkowych. W 2016 r. wprowadzono obowiązek raportowania danych podatkowych w formie plików JPK (jednolitych plików kontrolnych) oraz obowiązek comiesięcznego przesyłania rejestrów VAT drogą elektroniczną w ustrukturyzowanej formie. Od 1 października 2018 r. roczne sprawozdania finansowe muszą być przekazywane organom podatkowym w ustrukturyzowanej formie cyfrowej. Zasadniczo prawie wszystkie deklaracje podatkowe lub sprawozdania podatkowe mogą być składane organom podatkowym w formie cyfrowej. Wyjątki są rzadkie i dotyczą np. formularzy rejestracji podatkowej przyszłych podmiotów gospodarczych.
4. Następujące dokumenty muszą być przechowywane w formie fizycznej (zob. art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości):
   • dokumenty dotyczące przeniesienia praw własności do nieruchomości;
   • dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za aktywa;
   • dokumenty dotyczące znaczących umów;
   • inne ważne dokumenty określone przez kierownictwo danej jednostki. 
5. Pozostałe dokumenty nie muszą być przechowywane w fizycznych kopiach. Ważne jest jednak, aby Spółka miała możliwość drukowania elektronicznych kopii dokumentów. Dokumenty powinny być przechowywane w trwałej, niezmienionej postaci, zapewniającej ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.